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BOLETÍN COCOIN-SE I TRIMESTRE 2023 |
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Informes de auditoria interna y externa y de otras evaluaciones realizadas por organismos competentes de conformidad con lo que disponga el TSC en cumplimiento al anexo 51 de la Guía de Implementación del MARCI |
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BOLETÍN COCOIN-SE I TRIMESTRE 2023 |
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#76) El Directivo de la Administración Financiera, observando las normativas aplicables, estableció un proceso así como los documentos para la recepción, custodia, registro, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, levantamiento o verificación de inventarios, y elaboración de informes sobre existencias, vencimientos, caducidad, posible deterioro, y otra información relevante, de los bienes de larga duración, así como para la venta y consumo. Estas disposiciones también aplican para donaciones recibidas, con las adecuaciones que deban realizarse, por sus condiciones especiales para la valoración y registro. Adicionalmente, establece que el acceso a las instalaciones en las que se custodian los bienes es restringido. |
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#75) El Directivo de la Administración Financiera, observando las normativas aplicables, estableció los códigos con los que se identificaron los bienes de larga duración de la entidad, y son ubicados en lugares visibles para que faciliten las constataciones físicas y la conciliación con los registros contables.
Para los bienes destinados a la venta también debe establecer un sistema de codificación, de preferencia con uso de recursos electrónicos para que se facilite la actualización permanente de las existencias, facilite la realización de inventarios y la identificación de eventuales diferencias. |
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#74) Los directivos supervisan que en el diseño de los procesos a su cargo, se determine los documentos que deben respaldar todas las actividades de la entidad, financieras y no financieras, los requisitos que disponen las leyes y otras normativas, y estar disponibles para uso interno y externo, custodiadas de manera adecuada con medidas de seguridad y protección contra pérdida, uso indebido, adulteración, daños provocados de manera intencional, o por situaciones fortuitas, y otros riesgos. |
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#71) MAI, la MAE y los directivos, dentro de sus competencias, supervisan que los responsables de la recepción de los bienes, servicios o de las obras dejen evidencias escritas con sus firmas de responsabilidad, sobre la conformidad o inconformidad que guarda lo recibido con lo requerido en cuanto a calidad, cantidad y otras especificaciones.
También dispone que en caso de existir diferencias entre lo solicitado y lo entregado por los proveedores, no se reciban los bienes y se comunique inmediatamente a la autoridad que corresponda. |
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#94) El Comité del Control Interno Institucional (COCOIN) realizará el seguimiento continuo para verificar el cumplimiento del plan para la implementación de las recomendaciones elaborado por las autoridades y los servidores responsables de cumplir las recomendaciones e informará a la MAI los resultados para que adopte las medidas que corresponda. |
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#93) Los miembros del Comité de Control Interno Institucional (COCOIN) analizarán la importancia de los hallazgos que resulten de la autoevaluación, antes de ser comunicados a las autoridades, directivos y otros servidores públicos responsables de los procesos. |
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#92) La unidad de auditoría interna de la entidad, observando las normativas aplicables, incluirá en su plan anual de control la realización de evaluaciones del funcionamiento del control interno, sin que sea necesaria la realización de auditorías para este propósito, elaborará los informes correspondientes y verificará periódicamente el cumplimiento de las recomendaciones. |
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#91) El Comité del Control Interno Institucional (COCOIN), contando con el apoyo de la MAI, elaborará un plan de autoevaluación del control interno de la entidad para cuya ejecución utilizará similares metodologías (cuestionarios, flujogramas u otros medios) que aplican los auditores internos y externos para realizar sus evaluaciones independientes. |
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#90) La MAI, la MAE y los directivos, al diseñar los procesos establecerán los responsables de la supervisión de la aplicación de los controles internos, así como la metodología, periodicidad, (diaria, quincenal, mensual, trimestral, semestral u otros períodos), reportes de novedades y autoridad a la que informan para la aplicación de acciones correctivas. |
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#89) El Directivo responsable del Área de Comunicación institucional, observando las normativas aplicables, la política institucional de transparencia y tomando como antecedente el plan de comunicación aprobado por la MAE, pondrá a disposición de la ciudadanía, de otras entidades públicas, y de otros usuarios externos, la información mínima que consta en el anexo 51. |
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#87) El Directivo responsable del Área de Comunicación institucional, observando las normativas aplicables, y sobre la base de la política emitida por la MAI, elaborará un plan de comunicación con las estrategias y actividades que permitan el fácil acceso a la información por parte de todos los servidores públicos de la entidad y de los usuarios externos tales como la ciudadanía y otras entidades públicas. Los informes de ejecución del plan serán comunicados con la periodicidad (mensual, trimestral, semestral u otros períodos) a la MAE. |
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#86) El Directivo responsable del Área Administrativa y con la participación de las áreas que correspondan, observando las normativas aplicables, elaborará un proceso para la gestión del archivo de la entidad, que incluye los documentos que contienen información interna y externa, asegurando su disponibilidad oportuna, así como, su seguridad y conservación. |
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#85) La MAI, observando las normativas aplicables, emitirá la política de transparencia para la comunicación de la información financiera y no financiera, interna y externa, sin ninguna otra restricción que la que establezcan expresamente las leyes, promoviendo dentro de lo posible el uso de la tecnología para la recopilación de datos, su procesamiento y la elaboración y distribución de informes. |
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#84) El Directivo responsable del Área Financiera, observando las normativas aplicables, dispondrá que se elabore un registro detallado y actualizado de cada una de las garantías recibidas, que describa con precisión la fecha de vencimiento para que genere información gerencial sobre las necesidades de su renovación y/o ejecución. |
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#83) El Directivo responsable del Área Financiera, observando las normativas aplicables, establecerá el detalle de los bienes de la entidad que deberán ser asegurados y someterá a la aprobación de la MAE. |
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#79) El Directivo responsable del Área Administrativa o a quien corresponda de acuerdo con la estructura organizativa de la entidad, observando las normativas aplicables, elaborará un plan de mantenimiento de los bienes de larga duración e informó a la MAE sobre su ejecución y las novedades a efectos de planificar renovaciones o reparaciones mayores y asegurar la adecuada prestación de los servicios de la entidad. |
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#78) El Directivo responsable del Área Financiera, establecerá que para los vehículos y otros bienes de características similares que sirvan para transportación o la realización de operaciones de producción y afines, además de lo señalado en el punto anterior, se debe registrar el recorrido y los usuarios, horas de uso, consumo de combustible, planes de mantenimiento y fechas de su realización, asegurando que se utilicen únicamente para efectuar actividades de la entidad, de acuerdo con las normativas generales y específicas aplicables. |
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#77) El Directivo responsable del Área Financiera, establecerá que el registro contable en cuentas generales y detalladas se realice inmediatamente después de haber ejecutado la transacción y se cuente con los documentos de soporte. |
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#73) La MAE con la participación de los directivos, observando las normativas aplicables, y de acuerdo con la estructura organizativa, los manuales de funciones (Estatuto orgánico por procesos u otras denominaciones), determinarán los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de cada una de las transacciones u operaciones técnicas, administrativas y financieras con el señalamiento de los plazos para cada etapa, a fin de que cada quien asuma sus responsabilidades, de acuerdo con su jerarquía, y rinda cuentas de su gestión. |
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#72) La MAE dispondrá y brindará el apoyo necesario para que los directivos del área financiera con la participación de otras áreas como la de tecnología por ejemplo, apliquen, adopten o adapten un sistema de contabilidad gubernamental basados en principios y normas internacionales de contabilidad e información financiera adaptadas al sector público, que integre las operaciones financieras, presupuestarias y patrimoniales, y que registre sistemáticamente todas las transacciones que produzcan y afecten la situación económica, financiera y patrimonial de las instituciones del sector público, a efecto de producir los informes contables y financieros de la gestión pública. |
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#70) La MAI, la MAE y los directivos, dentro de sus competencias y observando las normativas aplicables, supervisará que se evidencien de manera documentada y con las firmas de responsabilidad, los procesos de selección, adjudicación y contratación de bienes, servicios y construcción de obras y que se publicite para lograr la mayor transparencia. |
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#69) La MAI y la MAE, dentro de sus competencias y observando las normativas aplicables, supervisará que las solicitudes de ofertas cumplan con los requisitos de publicidad y universalidad para lograr la mayor cantidad de participantes en los procesos, para que se cumpla lo que establecen las normativas aplicables. |
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#68) La MAI y la MAE, dentro de sus competencias y observando las normativas aplicables, supervisará que la elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas, pliegos de condiciones y otros documentos precontractuales, sean elaborados con la participación de quienes tienen relación con su uso o aplicación, establezcan con claridad lo que espera contratar, sin direccionamiento a marcas específicas o proveedores, que se cuente con información de los precios de mercados y otra información que determinan las normas en materia de contratación pública. |
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#67) La MAI y la MAE, dentro de sus competencias y observando las normativas aplicables, supervisará que los procesos de ejecución del PACC se realicen con suficiente anticipación y en las cantidades apropiadas considerando el consumo o necesidad real, la capacidad de almacenamiento, que no se fraccionen las compras de la misma naturaleza, la conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el proceso de adquisiciones; que la adquisición de bienes con fecha de caducidad o expiración, como medicinas, alimentos y otros, se efectúe en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al vencimiento, y que la información de las fechas de vencimiento y caducidad sean diariamente provistas por los sistemas para la adopción de decisiones oportunas. |
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#66) La MAI y la MAE, dentro de sus competencias y observando las normativas aplicables, supervisará que todas las adquisiciones y contratación de bienes, servicios y la construcción de obras, se realicen de acuerdo con lo establecido el PACC inicial y sus modificaciones, y suspenderá cualquier proceso que no cumpla con este requisito. |
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#64) La MAE, observando las normativas aplicables, dispondrá que todos los formularios y otros documentos que respalden las operaciones técnicas, administrativas y financieras de la entidad, sean previamente enumerados en forma consecutiva y custodiados antes de su uso. Esta disposición incluirá aquellos formularios que se obtengan por sistemas electrónicos, considerando las características de cada proceso y manteniendo las seguridades contra los riesgos de uso indebido. |
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#62) El Directivo responsable de la Administración Financiera institucional establecerá que previo al pago, los servidores públicos responsables de esta actividad verifiquen que el expediente contenga todos los documentos habilitantes para cada tipo de operación y realizar los pagos cumpliendo los plazos establecidos en los contratos u otros documentos, o se cuente con una explicación válida para cualquier demora.
Se muestran 3 ejemplos de pagos que cumplen los requisitos de los documentos establecidos. |
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#61) El Directivo responsable de la Administración Financiera institucional establecerá que para el reconocimiento del devengado, los servidores públicos responsables de esta actividad verifiquen que la calidad y cantidad de los bienes, obras y servicios recibidos estén de conformidad con los términos de referencia, el contrato, factura, acta de recepción y su correspondiente ingreso al almacén; y, que, en caso de demoras injustificadas en los plazos de entrega, se ejecutan las garantías o las multas que correspondan. |
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#60) El Directivo responsable de la Administración Financiera institucional establecerá que previo al precompromiso y compromiso, los servidores públicos responsables de esta actividad, verifiquen que la operación financiera esté directamente relacionada con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales, los planes de compras y contrataciones, y el presupuesto. |
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#57) La MAE, observando las normativas aplicables, y con la participación de los directivos, emitirá una disposición que establezca las áreas o servicios de acceso restringido para servidores públicos y público en general, así como las sanciones en caso de incumplimiento, a fin de salvaguardar la integridad y seguridades de la información y documentación. |
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#52) La MAE, observando las normativas aplicables, dispondrá que los responsables de la ejecución de todos los planes y programas de la entidad informen con la periodicidad establecida (diaria, semanal, mensual o cualquier otro período) la forma en la que se han alcanzado los objetivos y metas, utilizando los indicadores y otros medios de verificación. Adicionalmente, establecerá la relación que existe entre la planificación y la rendición de cuentas interna y externa. Esta norma tiene relación con el principio PCI-TSC/130-00 Planificación en toda la organización y sus tres normas de control interno. Para evaluar el cumplimiento de esta norma se vinculará con el principio antes citado para evitar duplicaciones. |
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#51) La MAE, observando las normativas aplicables, dispondrá que todos los planes y programas contengan indicadores y medios de verificación objetivos, así como lo márgenes tolerables de variaciones, que permitan medir periódicamente la eficiencia y eficacia y otros criterios aplicables tales como el cuidado del ambiente, señalando con precisión los responsables de su cumplimiento. También dispondrá que todos los cambios que se realicen en la planificación y en los indicadores respectivos sigan el proceso de aprobación establecido y que se difundan. |
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#50) La MAI, la MAE y los Directivos, observando las normativa aplicables y de acuerdo con las competencias establecidas en la estructura organizativa de la entidad, emitirán políticas, procedimientos y otras disposiciones para establecer actividades de control que mitiguen los riesgos o para asegurar la eficiente utilización de los recursos institucionales, el logro de los objetivos, la calidad en los servicios que se presta a la ciudadanía, la transparencia, el cuidado del ambiente y otros propósitos de la administración pública. |
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#44) La MAI, la MAE y los directivos, dentro de las áreas de su competencia, con la participación del personal responsable de aplicar los procesos y actividades, utilizando la metodología para la gestión de riesgos institucionales tratadas en el principio PCI-TSC/220-00 Identificación, evaluación y respuesta a los riesgos, realizará las siguientes acciones relacionadas con la identificación, evaluación, análisis y respuesta al riesgo a los cambios internos y externos. |
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#38) La MAI emitirá una política que establezca la obligatoriedad de gestionar los riesgos en toda la organización, con el propósito de facilitar el logro de los objetivos con la participación de autoridades, directivos y otros servidores públicos. |
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#36) La MAI, la MAE y los directivos, observando las normativas aplicables y de acuerdo con su nivel de autoridad y responsabilidad, deberán rendir cuentas respecto del logro de los objetivos establecidos en los planes estratégicos, operativos, de compras y otros planes, así como los resultados de las evaluaciones independientes del control interno, explicando las razones por eventuales incumplimientos. |
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#34) La MAE, observando las normativas aplicables y con la participación de los directivos que sea necesaria, elaborará y/o actualizará un procedimiento para la desvinculación del personal, asegurando el debido proceso para evitar que la entidad incurra en costos innecesarios. |
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#27) El Directivo responsable de Talento Humano, observando las normativas aplicables, y contando con el apoyo de los directivos que corresponda elaborará el documento de vinculación de la o las personas seleccionadas y someterá a la aprobación y firma de la autoridad nominadora de la entidad. |
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#26) El Directivo responsable de Talento Humano, observando las normativas aplicables, organizará el comité para la selección que se responsabilizará de verificar la documentación y de realizar el proceso de evaluación. Como resultado de la selección, la comisión deberá elaborar un informe con firmas de responsabilidad que contendrá los resultados individuales de la evaluación de los requisitos y competencias de cada participante y los resultados finales con la recomendación de los candidatos elegibles. |
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#25) El Directivo responsable de Talento Humano, observando las normativas aplicables, convocará a las comisiones de apoyo técnico y seguimiento local; elaborará la convocatoria para la selección de personal y publicará, dentro o fuera de la entidad, según corresponda, las convocatorias para nuevas contrataciones, reemplazos u otras modalidades de vinculación, de acuerdo con el plan de necesidades de personal. |
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#24) El Directivo responsable de Talento Humano, observando las normativas aplicables, elaborará y/o actualizará los perfiles de puestos y someterá a la aprobación de la MAE. |
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#22) La MAI con el apoyo de la MAE elaborará la política de talento humano institucional que aborde las fases de: planificación, reclutamiento, selección y contratación, desarrollo y evaluación, y desvinculación, que privilegie la ética y competencia profesional de los servidores públicos. |
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#21) La MAE, observando las normativas aplicables, con el apoyo de los directivos, elaborará y/o actualizará el manual de funciones que establece atribuciones y responsabilidades (conocido también como estatutos orgánicos por procesos u otras denominaciones) y someterá a la aprobación de la MAI. |
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#20) Los directivos, observando las normativas aplicables, con la participación de los servidores públicos que correspondan, elaborarán y/o actualizarán los documentos de la gestión por procesos; someterán a la aprobación de la MAE y ésta para la aprobación de la MAI. |
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#19) La MAE, observando las normativas aplicables, con el apoyo de los directivos elaborará y/o actualizará la estructura organizativa de la entidad (organigrama) y someterá a la aprobación de la MAI. |
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#18) La MAE, observando las normativas aplicables, sobre la base de los informes de cumplimiento de los planes por parte de los directivos, analizará y consolidará los resultados y adoptará las acciones que corresponda, e informará a la MAI para que adopte las acciones de su competencia, que deben ser comunicadas interna y/o externamente, de acuerdo con la naturaleza de los informes y sus resultados. |
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#17) La MAE y los directivos, observando las normativas aplicables, con el apoyo que corresponda, elaborarán informes (mensuales, trimestrales u otros períodos) de cumplimiento del PEI, POA, PACC y todos los demás planes, con base, entre otros criterios, con los indicadores establecidos en el plan y comunicarán los resultados a la MAI para que adopte las acciones correctivas que correspondan. |
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#16) Los directivos, observando las normativas aplicables, elaborarán el presupuesto institucional y lo someterán a la aprobación de la MAI y demás autoridades de la gestión pública. |
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#15) Los directivos, observando las normativas aplicables, elaborarán el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) de la entidad y someterán a la aprobación de la MAE y demás autoridades. |
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#14) Los directivos, observando las normativas aplicables, elaborarán los Planes Operativos Anuales (POA) de la entidad y someterán a la aprobación de la MAE y ésta a la MAI y otras autoridades externas. |
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#13) La MAE, observando las normativas aplicables y particularmente los planes nacionales de desarrollo vigentes, con criterio participativo interno y externo, elaborará el Plan Estratégico Institucional (PEI) y presentará a la aprobación de la MAI y otras autoridades externas. |
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#12) La MAI, observando las normativas aplicables, emitirá políticas de planificación de corto, mediano y largo plazo que deben ser obligatorias para todas las unidades administrativas de la entidad, que entre otros aspectos debe destacar: |
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#11) La MAI al ser informada por las unidades de auditoría interna o por el Comité del Control Interno Institucional sobre el incumplimiento injustificado de las recomendaciones originadas en los informes de evaluación y autoevaluación del MARCI, aplicará las acciones correctivas de acuerdo con la normativa que corresponda. |
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#8) La MAI, en conocimiento de denuncias calificadas por el CPEP o por otros medios, dispondrá internamente o solicitará a otros organismos externos, la realización de investigaciones y facilitará los medios para su realización. Sobre la base de los informes de las investigaciones, adoptará las acciones que protejan los recursos y aseguren la prestación de servicios eficientes de la entidad, y comunicará a los organismos que corresponda para que ejecuten las acciones de su competencia. |
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#7) La MAI, con la participación del CPEP, elaborará, adoptará o adaptará un procedimiento para la presentación, atención y seguimiento de denuncias. Esta actividad se podrá coordinar con la Dirección de Participación Ciudadana del TSC. |
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#5) El presidente del CPEP, con la participación de sus miembros y de la Unidad de Talento Humano, elaborará y ejecutará un plan anual de capacitación sobre: El Código de Conducta Ética del Servidor Público y su Reglamento, así como del manual interno de funcionamiento del CPEP y otras normativas relacionadas. Las capacitaciones incluirán evaluaciones de los conocimientos cuyos resultados deben originar acciones de mejora, que además de ser notificados a los evaluados, se incluirá en el expediente del personal como dispone la Norma NCI-TSC/152-09 Expedientes completos del personal. |
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#4) El presidente del CPEP, con la participación de sus miembros, elaborará y ejecutará un plan de trabajo de integridad y ética institucional, de acuerdo con lo que establece el Manual Interno de Funcionamiento del CPEP emitido por el TSC, autoevaluará su cumplimiento y comunicará a la MAI los resultados. |
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#3) La MAI con el apoyo de MAE y de los directivos, creará y pondrá en funcionamiento el Comité de Probidad y Ética Públicas (CPEP) y emitirá las normativas para su funcionamiento. |
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#1) La MAI, emitirá la política de probidad, ética institucional, transparencia, protección de los recursos públicos contra uso indebido y cero tolerancias a la corrupción. |
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